BAS ERP

В підсистемі Управління фінансами реалізована функціональність заявок на витрачання грошових коштів, контролюється виконання платежів за заявками.

В обліку безготівкових грошових коштів розділені реєстрація оперативної інформації про вхідні та вихідні платежі (за первинними платіжними документами) і реєстрація виписок (реалізованих окремим документом). Це дозволяє підвищити оперативність обліку (зокрема, взаєморозрахунків), не спотворюючи при цьому облік коштів на банківських рахунках, полегшити обробку платіжок та виписок, отримати повний контроль за грошовими коштами, що знаходяться у процесі зарахування, списання або переміщення.

Підтримується облік розрахунків з банком по еквайрингових операціях. Крім реєстрації операцій платежу та повернення за платіжними картками, додано етап реєстрації звітів від банків щодо зарахування платежів, списання повернень, утримання комісії, що дозволяє відстежити кожну операцію від моменту проведення платежу до надходження коштів на банківський рахунок.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться у розрізі напрямів діяльності підприємства. Склад напрямків може визначатися дуже гнучко — наприклад, напрямки можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо. Підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів на напрями діяльності, що спираються на аналітику продажів.

Все це дозволяє детально аналізувати ефективність діяльності підприємства і розвивати бізнес, оптимізуючи склад напрямків діяльності.

Ключові інноваційні рішення і переваги підсистеми:

• Облік кредитів, депозитів і позик.
• Еквайринг (платіжні картки).
• Гнучкі інструменти для ведення платіжного календаря.
• Розширені можливості управління поточними платежами.
• Маршрути узгодження заявок.
• Гнучкі інструменти для формування платіжних документів на майбутні дати.
• Інвентаризація кас і банківських рахунків.
• Аналітична звітність з руху грошових коштів.
• План рахунків міжнародного фінансового обліку, що налаштовується.
• Трансляція операцій у підсистему МСФЗ за даними оперативного та регламентованого обліку.
• Відкладене відображення проводок в обліку.
• Створення документів за типовими операціями.
• «Аудиторський слід» даних.
• Генератор фінансових звітів, у т.ч. для формування звітності за міжнародними стандартами способами трансляції операцій та трансформації звітності.

В рішенні реалізовано управління процесом бюджетування. В той же час у системі використовується інтуїтивно зрозуміле налаштування структури бюджетів за рахунок використання «табличної моделі бюджетування».

Різноманітні засоби автоматичного розрахунку бюджетних статей дозволяють здійснювати розшифровку до вихідних даних розрахунків. Одночасно для кожної статті бюджету використовуються до 6 довільних аналітик.

Відображення і редагування примірників бюджету можливо цілком в одній формі. У системі зберігається історія змін значень бюджетних статей.

Розрахунок планових показників здійснюється у формі редагування бюджету і допускає використання розрахунків за формулою для кожного показника одночасно від декількох джерел даних.

Опція версіонування для примірників бюджетів дозволяє здійснювати: порівняння версій, згортання, вилучення, а також повернення до версії.

Ці можливості дозволяють істотно оптимізувати процес впровадження (коригування) вибраних бюджетних моделей.

Підсистема Бюджетування дозволяє здійснювати фінансове планування діяльності компанії, проводити фінансовий аналіз, оперативно приймати рішення.

Реалізовані інструменти бюджетування забезпечують гнучкість і масштабованість, надають зручний механізм підготовки бюджетних форм та фінансової звітності:

• Налаштування видів бюджетів і розширена аналітика.
• Моделювання сценаріїв.
• Управління бюджетним процесом, контроль узгодження бюджетів.
• Підтримка декількох валют з урахуванням прогнозних курсів.
• Табличні форми введення і коригування.
• Економічний прогноз.
• Аналіз досягнення планових показників.
• Складання зведеної звітності за результатами моніторингу.
• Розширений фінансовий аналіз.

BAS ERP забезпечує відповідні набори інструментів побудови звітності для всіх рівнів структури підприємства.

• Оперативні звіти для функціональних відділів — зручні і гнучкі звіти з підтримкою drill-down до первинного документа.
• Конструктори звітності для фінансових служб — спеціалізовані конструктори для розробки і формування управлінської та міжнародної звітності, за допомогою яких можна вибудувати будь-яку модель управління підприємством.
• Інструменти швидкої оцінки досягнення KPI для керівників — побудова ієрархічної моделі цілей і цільових показників, створення різних варіантів показників з можливістю порівняння, моніторинг цільових показників з розшифровками вихідних даних, контроль «День-Тиждень-Місяць».

«BAS ERP» містить весь необхідний інструментарій для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, зокрема підготовку обов’язкової (регламентованої) звітності в організації.

Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України. Облік оподатковуваного прибутку, ПДВ та Єдиного податку реалізовано відповідно до норм Податкового кодексу України.

До складу програми включено план рахунків бухгалтерського обліку, відповідно до Наказу Міністра фінансів України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та інструкції про його застосування» № 291 від 30 листопада 1999 року. Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахунках відповідають вимогам законодавства з ведення бухгалтерського обліку та відображенню даних у звітності. За необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки і розрізи аналітичного обліку.

Прикладне рішення надає користувачу набір стандартних бухгалтерських звітів, які дозволяють аналізувати дані по залишках, оборотах рахунків та проводках у різних розрізах. Під час формування звітів є можливість налаштувати групування, відбір і сортування інформації, яку виведено у звіт, виходячи із специфіки діяльності організації та функцій, що виконуються користувачем.

В системі наявні обов’язкові (регламентовані) звіти, призначені для подання власникам організації та контролюючим державним органам: форми бухгалтерської звітності, податкові декларації. Регламентовані звіти, для яких така можливість передбачена нормативними документами, можуть бути вивантажені у електронному вигляді.

Гнучкості та зручності використання надають інноваційні функції реалізовані в підсистемі регламентованого обліку BAS ERP, зокрема:

• Можливість гнучкого налаштування користувачем правил відображення господарських операцій для груп фінансового обліку.
• Облік фактів господарської діяльності може виконуватись з відкладеним проведенням та з контролем актуальності відображення.
• Оперативний контроль формування проводок для довільного документа.
• Автоматичне формування вихідних податкових накладних та додатків до них виходячи з номенклатурного складу документів відвантаження.
• Контроль повноти і правильності реєстрації вхідних податкових документів з точністю до ставки ПДВ і податкового призначення придбання.

Підсистема призначена для організації роботи служб компанії, зайнятих управлінням людськими ресурсами, комплексної автоматизації процесів, що забезпечують підтримку кадрової політики підприємства з урахуванням всіх вимог чинного законодавства.

Для вирішення задач у цій області користувачам надаються такі можливості: робота з персональними даними співробітників; облік руху кадрів і зайнятості персоналу організацій, включаючи отримання уніфікованих звітних форм і внутрішньої аналітичної звітності; організація роботи зі штатним розкладом; робота з договорами підряду; облік відпрацьованого часу із застосуванням різних облікових методів; розрахунок заробітної плати персоналу з використанням різних систем оплати праці (погодинної, в тому числі тарифної, відрядної та їх різновидів); розрахунок утримань із заробітної плати, в тому числі за виконавчими документами; проведення взаєморозрахунків з персоналом у готівковій та безготівковій формі; обчислення регламентованих законодавством податків і відрахувань у фонд оплати праці; формування регламентованої звітності із заробітної плати, як зведеної, так і персоніфікованої.

Основні інновації рішення і корисні функції:

• Аналіз ефективності управління персоналом.
• Розрахунок зарплати за даними виробітку співробітників.
• Комплекс розрахунків з персоналом.
• Гнучкі можливості відображення зарплати у фінансовому та регламентованому обліку.
• Можливість введення необмеженої кількості показників, довільні формули.
• Аналіз фонду оплати праці.
• Розрахунок і нарахування резерву відпусток.
• Широкі можливості регламентованого розрахунку зарплати.

В програмі розроблена повністю нова підсистема управління виробництвом. Реалізовано новий підхід до управління процесами, який дозволяє мінімізувати залежність якості планування від точності нормативних даних. Це означає, що, навіть не маючи точних нормативів часу для всіх виробничих операцій, можна сформувати виконані виробничі плани.

Реалізовано два рівня управління виробництвом: рівень диспетчера — логіста підприємства і локальний (цеховий) рівень управління. Планування по міжцехових переділах здійснюється на підставі етапів ресурсної специфікації, завдання надходять у виробничі підрозділи для планування післяопераційних робіт відповідного етапу.

Під час планування етапів використовуються елементи виробничого додатку Теорії Обмежень. Метою цього підходу є захист найслабшої ланки у виробничій системі та, відповідно, системи в цілому. Для планування і диспетчеризації виробництва реалізовані механізми управління «Барабан-буфер-мотузка» (drum-buffer-rope, DBR), що дозволило звести до мінімуму потреби у переплануванні.

Для контролю перебігу виробничого процесу по етапах реалізовано механізм диспетчеризації із «семафорною системою» оповіщення, яка дозволяє заздалегідь спрогнозувати негативний розвиток ситуації щодо планових термінів і запобігти зриву випуску продукції.

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

• Консолідація потреб в продукції на підставі прогнозу попиту і замовлень на виробництво.
• Формування графіка виробництва та координація діяльності всіх виробничих підрозділів на міжцеховому рівні.
• Контроль виконання виробничих завдань у затверджені терміни на рівні цеху.
• Деталізація опису необхідних для виробництва ресурсів (ресурсні специфікації).
• Опис виробничих процесів виготовлення продукції (маршрутні карти).
• Планування потреби в трудових ресурсах і розцінка трудовитрат.
• Імітаційне моделювання — оцінка можливості виконання виробничих замовлень.
• Зниження залежності якості планування від точності нормативних даних.
• Гнучке інтервальне планування графіка виробництва, управління чергою замовлень.
• Керування доступністю виробничих і матеріальних ресурсів при плануванні.
• Прогнозування перебігу виробничого процесу.
• Автономні місця диспетчерів усіх рівнів керування виробництвом.

Програма дозволяє організувати контроль за матеріальними потоками і споживанням ресурсів, що забезпечують виробничу, управлінську та комерційну діяльність підприємства. Облік витрат і розрахунок собівартості продукції виконується на основі даних оперативного обліку.

Розширена класифікація можливих до застосування ресурсів: товари (матеріальні ресурси у кількісно-вартісній оцінці), роботи (послуги з можливістю кількісного розподілу), послуги (послуги виключно у вартісному вираженні). Рішення підтримує окремий облік витрат за видами діяльності, які мають виокремлення у частині різного оподаткування операцій.

Розрахована собівартість може бути деталізована до обсягу вихідних витрат незалежно від кількості переділів виробничого процесу. Такий аналіз істотно підвищує наочність і контроль обґрунтованості виконаного розрахунку собівартості.

Підсистема управління витратами забезпечує:

• Облік фактичних витрат підприємства за видами діяльності у необхідних розрізах в натуральному і вартісному вимірах.
• Оперативний кількісний облік ресурсів у незавершеному виробництві.
• Облік фактичних залишків незавершеного виробництва на кінець звітного періоду.
• Різні способи розподілу витрат на собівартість продукції та виконаних робіт.
• Розрахунок фактичної собівартості випуску за період.
• Надання даних про структуру собівартості випуску до первинних витрат.
• Покращений майстер закриття місяця.

Підсистема дозволяє вести довідник об’єктів ремонту, класифікувати їх за ознаками спільності складу паспортних характеристик, показників напрацювання, видів ремонту, режимів експлуатації. Відстежується стан об’єктів ремонту, а також приналежність і розташування.

В процесі експлуатації об’єктів ремонту у систему вводяться дані про напрацювання та виявлені дефекти. Реєстрація дефектів у журналі дозволяє проводити аналіз та організовувати проведення планових і позапланових ремонтних заходів.

Функціонал підсистеми дозволяє формувати графік ремонтно-профілактичної діяльності, який враховує як зареєстровані дефекти, напрацювання, правила, так і непрогнозовані зовнішні обставини. Підсистема тісно інтегрована з підсистемою виробництва: заплановані ремонти обладнання впливають на доступність цього обладнання для виробничого планування.

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

• Облік та ієрархічна класифікація об’єктів, що знаходяться в експлуатації.
• Моніторинг стану об’єктів експлуатації.
• Управління по видах ремонтів.
• Організація і проведення планових та позапланових ремонтних заходів.
• Єдина система забезпечення ресурсних потреб ремонтної та виробничої діяльності.
• Формування повної вартості володіння об’єктами експлуатації.

У підсистемі реалізовані комерційні пропозиції, що дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом для визначення складу та умов продажів. Введено статуси замовлення («не підтверджений», «до оплати», «до забезпечення», «до відвантаження»), що описують етапи проходження замовлення. Контроль виконання розпоряджень ведеться з деталізацією до рядка замовлення.

Підсистема надає можливість вказати графік оплати за замовленням клієнта (авансові платежі, погашення дебіторської заборгованості). Це дозволяє планувати надходження виручки по днях, контролювати дотримання клієнтом затверджених термінів оплати, виділяти й класифікувати прострочену дебіторську заборгованість за інтервалами глибини прострочення.

Ведеться облік планової та фактичної заборгованості у розрізі замовлень, термінів оплати і документів розрахунків, при цьому розподіл по аналітичних розрізах виконується автоматично у фоновому режимі. Аналогічно продажу реалізована робота із замовленнями постачальникам і ведення взаєморозрахунків із закупівель.

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

• Управління ефективністю процесів продажів та угод з клієнтом, воронка продажів.
• Формування прайс-листів з інформацією про залишки товарів.
• Регламентовані процеси продажів, бізнес-процеси управління складними продажами.
• Розширене управління замовленнями клієнтів, типові та індивідуальні правила продажу, угоди.
• Самообслуговування клієнтів, управління торговими представниками.
• Моніторинг стану процесів продажів, планування використання автотранспорту.
• Ймовірнісна оцінка прогнозу продажів.
• Автоматичний контроль ліміту заборгованості, інвентаризація взаєморозрахунків.
• Моніторинг та класифікація простроченої заборгованості за набором параметрів.
• Розширені інструменти для формування статистичної та аналітичної звітності за станом взаєморозрахунків.

В програмі реалізовано управління процесами продажів: регламентація етапів процесу, контроль виконання, аналіз. Застосовується механізм бізнес-процесів, що автоматично відслідковує маршрут процесу і формує задачі виконавцям, а також спрощений режим управління процесом продажу з «ручним» переміщенням по етапах. Система накопичує статистику за процесами, дозволяє розраховувати ймовірність доведення наявного потенціалу продажів до успішного результату («Воронка продажів») і проводити аналіз «вузьких місць».

Всі продажі, що почалися («угоди»), реєструються у системі та об’єднують в єдине ціле всю накопичену інформацію — електронну пошту, дзвінки, зустрічі, замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли. Система дозволяє реєструвати та аналізувати оточення угоди: конкурентів, субпідрядників, впливових осіб та їх зв’язки, а також аналізувати угоди, які не відбулися, для вдосконалення роботи відділу продажів.

Розділені списки контрагентів для регламентованого обліку (юридичних і фізичних осіб) та об’єктів бізнес-взаємодій (клієнтів, постачальників, конкурентів). Підтримується ведення інформації про контактних осіб компаній-партнерів та зв’язки між партнерами.

Основні інновації рішення в функціоналі:

• Формування стратегії відносин з партнерами.
• Бізнес-процеси організації взаємодії з клієнтами.
• Досьє клієнта, партнера.
• Карти лояльності, аналіз лояльності клієнтів.
• Претензійна робота.
• Моніторинг виконання угод.
• BCG-аналіз.
• Розширений аналіз показників роботи менеджерів.

Підсистема забезпечує менеджерів, відповідальних за постачання, інформацією, яка необхідна для своєчасного прийняття рішень про поповнення запасів ТМЦ, для зниження витрат на закупівлі та чіткої організації взаємодії з постачальниками.

Функціонал підсистеми включає: оперативне планування закупівель на підставі планів продажів, виробництва і невиконаних замовлень покупців; оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання; підтримку різних схем прийому товарів від постачальників; аналіз потреб складу і виробництва в товарах і матеріалах; наскрізний аналіз взаємозв’язків між замовленнями клієнтів і замовленнями постачальникам; планування закупівель з урахуванням прогнозованого рівня складських запасів; підбір оптимальних постачальників за надійністю, історією поставок, умовами доставки; складання графіків поставок і платежів.

Основні інновації рішення і переваги:

• Управління закупівельною діяльністю, бізнес-процеси складних закупівель.
• Контроль умов поставок.
• Розширений аналіз і вибір постачальників за цінами і умовами.
• Формування повної вартості придбання ТМЦ.
• Контроль і аналіз забезпечення потреб у номенклатурі.

Для управління складом може застосовуватися схема ордерного складського обліку — складські ордера виписуються тільки на підставі документів-розпоряджень (замовлень або накладних), а технологія роботи складу може будуватися цілком «від електронних розпоряджень».

У підсистемі передбачено адресне зберігання товарів — ведення залишків у розрізі «місць зберігання» (комірок, полиць, стелажів). Алгоритми автоматично підбирають оптимальні місця зберігання під час розміщення та збирання, стежать за відсутністю колізій при великій інтенсивності складських операцій. Підтримується створення різних робочих зон і стратегій відбору товарів для оптимізації розміщення.

Реалізовано багатокроковий процес інвентаризації товару — формування наказів на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахунок залишків, роздільне відображення надлишків і недостач в оперативному та фінансовому обліку.

Підсистема дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам та між складськими приміщеннями, з урахуванням зони доставки, порядку проїзду адрес і вантажопідйомності транспорту.

Основні інновації рішення і особливості функціональності:

• Складна ієрархічна структура складів, управління адресним складом.
• Відокремлений облік за замовленнями — резервування потреб.
• Мобільні робочі місця працівників складів.
• Облік багатооборотної тари.
• Управління інвентаризацією товарів.
• Статистичний аналіз запасів, ABC/XYZ аналіз.
• Розрахунок прогнозованого попиту.
• Товари на складах за термінами придатності.
• Управління доставкою, товарний календар.

BAS ERP забезпечує узгоджену роботу підрозділів для побудови і виконання планів продажів, виробництва, купівель і оплат з необхідною деталізацією та аналітикою. Система є ефективним інструментом планування ресурсів підприємства.

Підтримуються «тягнуча» (від обсягів продажів), «штовхаюча» (від потужностей виробництва) та змішана моделі планування. В системі підтримується створення альтернативних планів за сценаріями.

Сформовані планові дані можуть автоматично відобразитися в підсистемі Бюджетування для подальшого використання в бюджетному процесі.

Серед передбачених аналітик планування:

• Номенклатура та категорії номенклатури.
• Підрозділи, партнери, оферти.
• Склади.
• Статті бюджету.
• Менеджери.
• Формати магазинів.

Для цілей планування і подальшого план-фактного аналізу використовується «Планова калькуляція». Об’єктом калькуляції може бути конкретний виріб, ресурсна специфікація або позиція замовлення на виробництво.

Формування фактичної собівартості відбувається незалежно від варіанту автоматизації процесів управління виробництвом. Розрахована собівартість може бути деталізована за структурою витрат, зокрема до номенклатурних позицій, незалежно від кількості переділів виробничого процесу.

Аналіз доходів і витрат, валового прибутку та рентабельності може виконуватися в розрізі організацій, груп аналітичного обліку та інших аналітичних розрізах. Використання інструментів факторного аналізу собівартості дозволяє своєчасно корегувати цінові пропозиції, оптимізувати структуру витрат, скорочувати заморожування капіталу в незавершеному виробництві та покращувати схеми мотивації персоналу.

Концепція розрахунку фінансового результату дозволяє враховувати фінансовий результат від основної операційної діяльності та інших видів діяльності, наприклад, інвестиційної чи продажу основних засобів.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться у розрізі напрямів діяльності підприємства. Склад напрямів може визначатися дуже гнучко — наприклад, вони можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо.

Все це дозволяє детально аналізувати ефективність діяльності підприємства і розвивати бізнес за рахунок оптимізації напрямів діяльності.