Впровадження BAS: ERP – дистрибутор пива, безалкогольних і алкогольних напоїв, продуктів харчування (бакалійна група)

Компанія є клієнтом фірми Софтекс з 2005 року.

На момент початку проекту впровадження BAS компанія працювала в сильно адаптованій під потреби клієнта конфігурації 1С:Підприємство, Комплексна конфігурація для України

Кількість одночасно працюючих користувачів сягала 30, загальна кількість користувачів – до 50

Кількість документів – 3000-5000 в день

Кількість торгових представників – 80

Кількість транспортних засобів – до 30

Кількість персоналу – до 300 чоловік

Проблеми, які стояли перед компанією:

• Низька швидкодія платформи 1С:Підприємство 7.7. Навіть з використанням зовнішніх компонент (1С++,Formex, ExtPrint і інші), звітними формами переписаними під запити MS SQL
• Конфігурація на базі 1С:Підприємство 7.7 розвивалась разом з компанією, існували застарілі «артефакти», непрозорі процеси, паралельна функціональність. Все це ускладнювало підтримку і розвиток системи
• Бажання змінити систему роботи з торговими представниками, маршрутизацію, планування відвідувань, контроль виконання завдань торговими представниками
• Викривлена собівартість через застарілі механізми 1С:Підприємство 7.7
• Неможливість отримати управлінський баланс, достовірну звітність про доходи і витрати, фінансовий результат
• Відсутність перспектив розвитку конфігурації
• Наявність великої кількості «дублів» в довіднику торгових точок, що унеможливлювало коректну маршрутизацію, аналіз території, робило неможливим рівномірне і адекватне навантаження торгових представників

Перехід відбувався в декілька етапів:

Методологічна розробка «дистрибуційної компанії»

• Управління територією – Варіанти маршрутизації (різний поділ території для різних команд продаж), маршрути, зони доставки, закріплення точок одночасно в декількох маршрутах
• Управління командами продаж – Закріплення торгових представників в командах, закріплення маршрутів за торговими представниками, передача маршрутів між торговими представниками, передача дебіторської заборгованості, плани відвідувань
• Управління продажами – виділені типові і індивідуальні оферти, правила оформлення документів, бізнес-процеси обробки заявок, повернень. Плани продаж по маршрутам, товарним категоріям, торговим маркам.
• Управління доставкою товарів – завдання на доставку, звіт по роботі транспортних засобів, облік пального, розрахунок відрядної зарплати екіпажу доставки

Методологічна модель управлінського обліку

• Розробка статей доходів, витрат, руху грошових коштів
• Розробка методології розрахунку фінансового результату до замовлення клієнта, торгової точки, торгового агента, команди продаж
• Розробка нових способів розподілу витрат і доходів на фінансовий результат, для «справедливої» оцінки фінансового результату команд продаж, напрямків діяльності

Розробка підсистеми Дистрибуція

• Реалізація «методологічної моделі»
• Інтеграція з двома існуючими мобільними системами роботи торгових представників
• Розробка системи звітності
• Розробка автоматизованих робочих місць по закриттю зміни торгових представників, транспорту, складів

Розробка підсистеми інтеграції з сторонніми програмами

• Інтеграція з двома логістичними програмами
• Інтеграція з системами звітності постачальникам і виробникам (більше 10)
• Інтеграція з системами СМС та електронних розсилок
• Інтеграція з CRM системою Моноліт
• Інтеграція з системою Віалон

• Перенесення даних за три роки для відпрацювання методологічної моделі, збереження історії співпраці з клієнтами.
• Запуск в експлуатацію, «гаряча» підтримка протягом місяця
• Тонке налаштування прав, запуск інших ділянок, внесення змін по підсумкам експлуатації

• Казначейство
• Управління закупками
• Облік запчастин
• Змінено бізнес-процеси обробки замовлень по підсумкам експлуатації
• Автоматичне виконання задач по обробці замовлення «роботом», що залишило на розгляд відповідальних працівників до 15% від всіх замовлень, що не відповідають стандартним критеріям.

Підготовка до розрахунку собівартості і розрахунку фінансового результату. Розрахунок фінансового результату. Фінансова звітність.

• Розробка спільно з фінансовим департаментом компанії правил відображення операцій
• Перевірка даних
• Розрахунок і розподіл

На етапі супроводу були розроблені такі підсистеми

• Облік маркетингових заходів, планування і збір фактичних даних ( в тому числі фотофіксація на мобільних пристроях), підготовка, затвердження і аналіз звітності
• Облік роботи маркетингових фондів
• Індивідуальні задачі торговим представникам
• Фокусні завдання командам продаж
• Зарплатний проект
• Консолідація даних групи компаній з укрупненням аналітик для оптимізації даних
• Обмін електронними документами з компаніями групи